Microsoft oder Salesforce: Worauf NPOs bei der CRM-Entscheidung achten sollten

Microsoft und Salesforce gehören zu den bekanntesten Plattformen, wenn Non-Profit-Organisationen ihre CRM-Landschaft modernisieren möchten. Beide Anbieter bringen starke technologische Grundlagen mit, sind im Markt etabliert und können, wenn richtig eingesetzt, einen wichtigen Beitrag zu besseren Prozessen, saubereren Daten und wirksamerer Zusammenarbeit leisten. Trotzdem erleben wir bei der ANT immer wieder: Die Entscheidung für eine Plattform ist selten nur eine Funktionsfrage. Gerade im NPO-Bereich geht es um mehr als zu schauen, welches System auf dem Papier mehr kann. Entscheidend ist, welche Plattform zur Organisation, zum vorhandenen Ökosystem, zu den fachlichen Anforderungen und zur langfristigen Architektur passt.

Zwei starke Plattformen mit unterschiedlichem Fokus

Microsoft ist für viele Organisationen naheliegend, weil Microsoft 365, Teams, Outlook, Azure oder Power BI bereits im Einsatz sind. Die Plattform fügt sich gut in bestehende Microsoft-Landschaften ein und bietet viele Möglichkeiten, Daten, Zusammenarbeit und Automatisierung miteinander zu verbinden. Salesforce bringt dagegen eine sehr starke CRM-Historie mit. Die Plattform ist seit vielen Jahren im Non-Profit-Markt präsent und bietet mit der Nonprofit Cloud Funktionen für Fundraising, Programme, Freiwilligenmanagement und Wirkungsmessung. Salesforce beschreibt die Nonprofit Cloud als Lösung, die unter anderem Fundraising, Programm- und Case-Management sowie Outcome Management zusammenführt. Der Unterschied liegt deshalb weniger darin, welche Plattform grundsätzlich leistungsfähig ist. Beide sind es. Die wichtigere Frage lautet: Welche Plattform bietet für unsere Organisation den besseren fachlichen und organisatorischen Fit?

Fachlichkeit schlägt Gewohnheit

Viele Organisationen starten mit der Frage: Was nutzen wir ohnehin schon? Das ist verständlich. Wenn eine Organisation stark in Microsoft 365 arbeitet, wirkt Microsoft Dynamics zunächst wie der natürliche nächste Schritt und die Integration in bestehende Microsoft-Produkte kann ein echter Vorteil sein. Aber bei einer CRM-Entscheidung reicht dieser Blick nicht aus, weil ein CRM kein weiteres Office-Werkzeug darstellt. Es wird zur zentralen Daten- und Prozessplattform für Fundraising, Kommunikation, Beziehungspflege, Spendenverwaltung und Reporting. Darum sollte eine Entscheidung darüber gefällt werden, wie gut die Plattform die fachlichen Anforderungen einer Non-Profit Organisation abbildet.

Ein wichtiger Punkt: Das NPO-Datenmodell

Ein starkes Datenmodell ist für Non-Profit-Organisationen besonders wichtig, denn es entscheidet darüber, wie Spender:innen, Organisationen, Zahlungen, Kampagnen, Programme und Beziehungen abgebildet werden. Salesforce hat sein Angebot für Non-Profits in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Die aktuelle Nonprofit Cloud bündelt verschiedene Werkzeuge auf der Salesforce-Plattform und baut auf gemeinsamen Funktionen auf. Auch Accounting Subledger ist im Salesforce-Kontext relevant, weil es helfen kann, Daten zwischen CRM und Buchhaltungssystemen zusammenzuführen. Bei Microsoft ist die Situation differenzierter. Microsoft hat angekündigt, die Lösung “Fundraising and Engagement” auslaufen zu lassen. Bis zum 31. Dezember 2026 können Organisationen sie weiter nutzen und erhalten Support sowie Sicherheitsupdates, doch danach gibt es laut Microsoft keine Sicherheitsupdates und keinen technischen Support mehr für ihre Lösung. Für NPOs ist das ein wichtiger Faktor, weil Organisationen sehr genau prüfen sollten, welche nonprofit-spezifischen Bausteine langfristig getragen werden und welche zusätzlichen Lösungen oder Partner dafür nötig sind.

Partner-Ökosystem und Projektrisiko

Ein weiterer entscheidender Punkt ist das Partner-Ökosystem. Bei komplexen CRM-Projekten geht es um mehr als nur die Plattform selbst. Ebenso wichtig sind Implementierungserfahrung, Branchenwissen, Erweiterungen, Schnittstellen und Best Practices. Je reifer und spezialisierter ein Ökosystem ist, desto eher können Organisationen auf erprobte Muster zurückgreifen. Salesforce verfügt im Non-Profit-Bereich über ein breites Ökosystem aus spezialisierten Partnern und Zusatzlösungen. Das kann Projekte beschleunigen und Risiken reduzieren, weil viele typische Anforderungen aus Fundraising und Spendenprozessen bereits bekannt sind. Microsoft bietet ebenfalls ein starkes technologisches Umfeld, besonders wenn Azure, Power Platform, Microsoft 365 und Dynamics zusammen betrachtet werden. In vielen NPO-Szenarien hängt die Qualität der Lösung jedoch stärker davon ab, wie gut der jeweilige Implementierungspartner nonprofit-spezifische Anforderungen versteht und sauber übersetzt.

Kosten und Geschwindigkeit realistisch bewerten

Häufig wird gefragt, welche Plattform günstiger ist. Aus unserer Sicht lässt sich das nicht pauschal beantworten. Die Lizenzkosten sind nur ein Teil der Wahrheit, ebenso müssen Implementierungsaufwand, Standardnähe, Datenmigration, Schnittstellen, Schulung, Change Management und laufender Betrieb mit einberechnet werden. Eine Plattform, die auf den ersten Blick günstiger wirkt, kann im Projekt teurer werden, wenn viele Funktionen individuell gebaut werden müssen. Umgekehrt kann eine höhere Anfangsinvestition sinnvoll sein, wenn dadurch schneller ein tragfähiger Standard entsteht. Für NPOs ist deshalb nicht nur die Frage wichtig: Was kostet die Plattform? Sondern: Wie schnell entsteht echter Nutzen für die Organisation?

Unsere Perspektive bei der ANT

Es gibt einfach keine gute CRM-Entscheidung ohne Architekturperspektive. Microsoft kann besonders stark sein, wenn eine Organisation bereits tief im Microsoft-Ökosystem arbeitet und eine klare Strategie rund um Azure, Power Platform und Microsoft 365 verfolgt. Wir von der ANT finden Salesforce besonders stark, wenn CRM, Fundraising, Beziehungspflege und nonprofit-spezifische Prozesse im Zentrum stehen und eine Organisation von einem spezialisierten Ökosystem profitieren möchte.

Um eine Entscheidung zu treffen gehören aus unserer Sicht drei Fragen dazu:

• Welche fachlichen Prozesse müssen wirklich abgebildet werden?
• Welche Plattform bietet dafür langfristig das stabilere Fundament?
• Und welches Ökosystem hilft der Organisation, schneller und sicherer in die Umsetzung zu kommen?

Eine Daten-Plattform wie ein CRM ist mehr als eine reine IT-Entscheidung. Sie prägt, wie Organisationen Beziehungen pflegen, Daten nutzen und Wirkung sichtbar machen. Deshalb lohnt es sich, vor der Entscheidung genau hinzusehen und zwar auf die Plattform, die zur eigenen Strategie, zum Reifegrad und zu den Zielen der Organisation passt.