Ausgangspunkt: Wachsende Anforderungen, begrenzte Übersicht
Das Fundraising an der Empa befindet sich noch in einer vergleichsweise jungen Phase. Mit dem Ausbau der Aktivitäten nahm jedoch auch die Komplexität der Informationen deutlich zu. Spender:innenkontakte, Anträge, Berichte und Zahlungsflüsse wurden zunehmend anspruchsvoller zu verwalten.
2023 fiel daher die Entscheidung, eine neue Datenbank aufzusetzen. Der Auslöser war die Erkenntnis, dass die bestehende Arbeitsweise mit Excel und einer älteren Datenbank langfristig nicht mehr ausreichen würde, um den Überblick zu behalten und das Fundraising strukturiert weiterzuentwickeln.
Gemeinsam mit einer externen Beratungsfirma formulierte die Empa ihre Anforderungen und lancierte eine Ausschreibung, auf die sich auch die ANT bewarb.
Warum Kaleido: Passung von Tool, Prozess und Partner
In der Evaluation kristallisierte sich Salesforce früh als grundsätzlich geeignetes System heraus.
Ausschlaggebend für die Entscheidung für den Implementierungspartner war jedoch das klare Verständnis für die spezifischen Prozesse der Empa als Forschungsinstitut mit Einnahmen aus staatlicher Finanzierung, Förderprogrammen, Auftragsforschung und Partnerschaften, das die ANT einbrachte.
Zudem bot Kaleido:START mit seinen standardisierten Abläufen auf der Salesforce Nonprofit Cloud eine solide Grundlage für die Anforderungen im Stiftungs und Major Donor Fundraising und zugleich genügend Flexibilität, um bestehende Abläufe sinnvoll abzubilden.
Ebenso wichtig war das Vertrauen, dass die ANT das notwendige Know-how und die Vision mitbringt, um die Lösung gemeinsam mit der Empa weiterzuentwickeln und schrittweise auszubauen.
Projektverlauf: Enger Austausch und früher Einstieg in den Live Betrieb
Die Zusammenarbeit beschreibt Loris Pandiani, Fundraising Manager bei der Empa, als sehr konstruktiv und effizient.
Ein besonderer Aspekt des Projekts war der frühe Übergang in den Live Betrieb nach rund drei Vierteln der Projektlaufzeit. Dadurch konnte Kaleido direkt im Alltag getestet werden. Das ermöglichte es, Optimierungspotenziale früh zu erkennen und gezielt nachzuschärfen.
Die Herausforderung war, nicht zu viel zu customizen. Gemeinsam mit der ANT konnten wir gut priorisieren und uns auf das Wesentliche konzentrieren.
Kaleido im Einsatz: Zentrale Steuerung des Fundraisings
Heute ist Kaleido die zentrale Arbeitsgrundlage für das Fundraising an der Empa. Die wichtigsten Informationen, Aufgaben und Auswertungen laufen an einem Ort zusammen, sodass das Team den Überblick behält und Schritte konsequent nachverfolgen kann. Im Alltag arbeitet die Empa neben den gängigen Microsoft-Anwendungen ohne weitere zusätzliche Tools.
Kaleido wird vor allem für den gesamten Prozess im Stiftungs und Major Donor Fundraising eingesetzt, ergänzend in kleinerem Umfang auch im Public Fundraising. Aktuell arbeitet ein kleines Team aktiv mit dem System.
Veränderungen im Arbeitsalltag
Besonders geschätzt wird die einfache Erstellung von Listen und Berichten. Dadurch behalten die Mitarbeitenden jederzeit den Überblick über offene Aufgaben, Kontakte und Kennzahlen. Auch die Möglichkeit, Dokumente direkt aus der Datenbank zu generieren, hat die tägliche Arbeit spürbar vereinfacht.
Nach Einschätzung des Teams sind mehrere Aufgaben deutlich effizienter geworden. Dazu zählen die Nachverfolgung von Spendendenkontakten und Anträgen, die Erstellung von Briefen und Berichten für Förderpartner:innen sowie die Erfassung von Zahlungsverläufen inklusive Verdankung. Auch das Reporting gegenüber Spender:innen und internen Anspruchsgruppen lässt sich strukturierter und verlässlicher abbilden. Insgesamt sind die Fortschritte vor allem qualitativ: mehr Übersicht, weniger Fehler, eine einfachere Zusammenarbeit und Zeitersparnis durch Automatisierungen.
Learnings für andere Organisationen
Rückblickend nennt das Fundraising-Team der Empa mehrere Erfolgsfaktoren, die auch für andere NPOs relevant sein könnten:
- Ein klarer Anforderungskatalog war entscheidend, da er die eigene Zielsetzung schärfte und die Auswahl strukturierte.
- Genauso wichtig war, dass der Implementierungspartner (die ANT) diese Anforderungen wirklich verstanden hat und sie in der Umsetzung richtig einordnen konnte.
- Als besonders hilfreich erwies sich deshalb die vorgelagerte Vorstudie, in der die Empa ihre bestehenden Prozesse detailliert aufzeigte und so frühzeitig ein gemeinsames Verständnis schaffte.
Fazit und Ausblick
Mit Kaleido hat die Empa eine zentrale, verlässliche Grundlage für ihr Fundraising geschaffen. Die Lösung unterstützt eine individuelle Ansprache von Förderpartner:innen, schafft Übersicht und erleichtert die tägliche Arbeit spürbar.
Für die Zukunft sieht das Fundraising-Team der Empa grosses Potenzial in weiteren Automatisierungen und KI-gestützten Anwendungen, etwa bei der Erstellung von Akquisitionslisten oder der Generierung von Dokumenten. Mit Kaleido ist dafür eine stabile Basis gelegt, auf der das Fundraising schrittweise weiter ausgebaut werden kann.
