Ausgangspunkt: CRM Anbieter fällt kurzfristig weg
Im Februar 2025 wurde Morija über den Konkurs des bisherigen CRM Anbieters informiert. Damit stand die Organisation vor einer akuten Herausforderung: Eine neue Lösung musste sehr kurzfristig gefunden werden, damit Spendendendaten weiterhin sicher verwaltet und Fundraising-Aktivitäten ohne Unterbruch fortgeführt werden konnten. Morija suchte daher nach einer Plattform, die nicht nur schnell verfügbar ist, sondern langfristig professionelle Fundraising Arbeit ermöglicht.
Prozess: CRM Wechsel in Rekordzeit
Bereits im März startete Morija die Evaluation verschiedener Anbieter, darunter Salesforce Partner sowie branchenspezifische Lösungen. Wichtig waren vor allem Flexibilität, Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit, die spezifischen Fundraising Anforderungen heute und in Zukunft abzubilden.
Die ANT konnte innerhalb weniger Tage ein passgenaues Angebot für Kaleido:START vorlegen. Ende April fiel die Entscheidung für Kaleido, weil die Mischung aus Alltagstauglichkeit und Zukunftssicherheit stimmte. Kaleido:START basiert auf der Salesforce Nonprofit Cloud und kombiniert standardisierte Erweiterungen mit individuellen Lösungskomponenten. Ausschlaggebend war vor allem die hohe Benutzerfreundlichkeit: Das Team sollte nicht nur Zugriff auf ein neues System haben, sondern tatsächlich gerne damit arbeiten und schnell wieder produktiv sein. Gleichzeitig brauchte Morija genügend Flexibilität, um die eigenen Abläufe sinnvoll abzubilden, ohne sich mit Notlösungen oder umständlichen Workarounds zu behelfen. Schliesslich überzeugte Kaleido auch, weil die Lösung eine tragfähige Grundlage schafft, die auch bei steigenden Anforderungen standhält und so langfristige Sicherheit bietet.
Nach der Entscheidung ging es schnell: Innerhalb kurzer Zeit wurden die nächsten Schritte definiert, Zuständigkeiten geklärt und der Projektstart vorbereitet.
- Im Juni startete das Projekt mit dem Kick off.
- Von Juli bis September folgte eine intensive Projektphase, in der Prozesse konkretisiert, Anforderungen umgesetzt und die Lösung Schritt für Schritt aufgebaut wurde. Damit Umsetzungen so in kurzer Zeit gelingen können, wird bei der ANT mit standardisierten Projektabläufen gearbeitet. Es wird grundsätzlich vom Standard ausgegangen und darauf aufbauend individuelle Anpassungen vorgenommen.
- Anfang Oktober stand dann die Datenmigration an, also der entscheidende Übergang der bestehenden Daten in Kaleido.
- Mitte Oktober ging Kaleido schliesslich live und Morija konnte wieder voll arbeitsfähig weiterarbeiten.
Die grösste Herausforderung war die knappe Zeitspanne. Entscheidend für den Erfolg war laut Morija die enge, professionelle Zusammenarbeit und die klare Struktur im Projekt.
Die nächste Phase folgt Anfang 2026. Dann werden weitere Prozesse integriert und Findock als Spendenformular auf der Website eingebunden, sodass Online Spenden künftig automatisch verbucht werden können.
Besonders positiv hervorzuheben ist, wie schnell und flexibel das ANT-Team auf unsere Situation reagiert hat.
Veränderungen im Arbeitsalltag nach dem Go Live:
Morija nutzt Kaleido heute vor allem für die Kontakterfassung mit Geldgeber:innen, die Planung und Durchführung von Kampagnen, die Selektionen von Zielgruppen, das Versenden von Dankesschreiben, das Verbuchung der Spenden sowie für die Erstellung und Einsicht von Reportings.
Was bereits einfacher ist
Bereits 1,5 Monate nach dem Go-Live zeigt sich der Mehrwert im Alltag: Durch Automatisierung, standardisierte Workflows und zentrale Übersichten laufen mehrere Kernaufgaben effizienter und verlässlicher ab. Vor allem bei der Spendenverbuchung entlastet die Automatisierung das Team deutlich. Auch der Versand von Dankesschreiben gelingt schneller und konsistenter, weil die Kommunikation auf klaren Abläufen basiert. In der Kampagnenarbeit unterstützt Kaleido zudem dabei, Zielgruppen gezielt abzubilden und Kampagnen zentral zu steuern. Die jederzeit verfügbaren Reports erhöhen die Transparenz und helfen, Entscheidungen besser zu fundieren.
Besonders bei der Spendenverbuchung reduziert sich der manuelle Aufwand spürbar, was Fehlerquellen minimiert und Prozesse stabiler macht.
Highlights im Tagesgeschäft
- Das Opportunities-Management muss nicht mehr über dedizierte Excel-Listen geführt werden.
- Für den Vorstand müssen Reports nicht mehr manuell erstellt werden.
- Kaleido-Exportprozesse in die Finanzbuchhaltung konnten die bisherigen Workarounds ablösen.
- Daten über potentielle Spender:innen können über eine einfache Integration auf der Website sehr viel einfacher und automatisiert gesammelt werden.
Sehr positive Teamfeedbacks
Besonders geschätzt werden die übersichtliche Benutzeroberfläche, die einfachen und automatisierten Prozesse sowie die Möglichkeit, alle Fundraising-Aktivitäten zentral und transparent zu verwalten. Das neunköpfige Team empfindet die Plattform als intuitiv, zuverlässig und zeitsparend.
Insgesamt ermöglicht uns Kaleido, administrative Aufgaben schneller und fehlerfrei zu erledigen und sich stärker auf strategische und operative Fundraising-Aktivitäten zu konzentrieren.
Learnings: Was andere NPOs aus dem Projekt mitnehmen können
Auch wenn ein Projekt erfolgreich verläuft, lohnt sich der Blick auf die Learnings. Aus dem Kaleido Projekt nimmt Karin Lehmann drei Punkte mit:
1. Datenbereinigung vor Projektstart ist ein echter Erfolgsfaktor.
Damit die Migration reibungslos gelingt, muss die vorhandene Datenstruktur wirklich verstanden werden, inklusive historisch gewachsener Felder, Dubletten und Sonderlogiken. Die Empfehlung an NPOs, die sich auf einen Wechsel vorbereiten: Diese Phase nicht nebenbei einplanen, sondern dafür ausreichend Ressourcen reservieren.
2. Datengrundlage in der Offertphase so realistisch wie möglich bewerten.
Idealerweise hätte Morija in der Angebotsphase mehr Zeit gehabt, um die Datenstruktur, die Datenqualität und den Aufwand für die Überführung genauer einzuschätzen.
3. Enge Zusammenarbeit hält auch unter Zeitdruck stabil.
Ein weiterer Erfolgsfaktor war die enge und professionelle Zusammenarbeit zwischen dem Morija- und dem ANT-Team. Der Tipp für NPOs: Es ist immer besser, wenn die Chemie stimmt, und umso wichtiger, wenn die Zeitpläne eng sind.
Ein weiterer Erfolgsfaktor war die enge und professionelle Zusammenarbeit mit dem ANT-Team, das flexibel auf unsere Bedürfnisse reagierte, klare Strukturen bot und uns während des gesamten Projekts unterstützte.
Fazit: Stabilität und Transparenz schaffen ein starkes Fundament für Wachstum
Mit Kaleido:START hat Morija nach dem Ausfall des bisherigen Systems in kurzer Zeit wieder eine stabile Grundlage für Fundraising und Spendendenbetreuung auf Salesforce NonProfit Cloud geschaffen. Die Plattform bringt Struktur und Transparenz in zentrale Abläufe, automatisiert wiederkehrende Aufgaben und entlastet das Team spürbar im administrativen Alltag. Gleichzeitig ist die Lösung so aufgebaut, dass sie mit den Anforderungen der Organisation mitwachsen kann und Raum für Weiterentwicklung lässt.
Gemeinsam mit der ANT ist damit in kürzester Zeit eine Arbeitsbasis entstanden, die Fundraising professioneller macht: weniger manuelle Schritte, saubere Verbuchung, bessere Zusammenarbeit und einfaches Reporting.
Mit Kaleido verfolgt Morija eine klare Vision. Die Zukunft des Fundraisings soll digital, stark vernetzt und datenbasiert sein aber gleichzeitig auch individuelle bis persönliche Beziehungen zu den Geldgeber:innen ermöglichen. Spendenformulare, CRM gestützte Donor Journeys und aussagekräftige Reporting Tools sollen Prozesse vereinfachen. Perspektivisch sieht Morija auch Potenzial für KI gestützte Anwendungen, etwa um Spendendenverhalten besser zu verstehen, Spendenpotenziale einzuschätzen oder bestimmte Kommunikationsprozesse zu automatisieren.
Genau diese Verbindung von menschlichen Beziehungen, Prozessen und Technologie ist auch unser Anspruch bei der ANT. Umso mehr freut sich die ANT, Morija als ambitioniertes Team auf diesem Weg zu begleiten und gemeinsam eine Grundlage zu schaffen, auf der datenbasiertes Fundraising langfristig erfolgreich wachsen kann.
