Seit 2011 hat sich aus der Koalition eine breite Bewegung entwickelt, getragen von über 100 Menschenrechts- und Umweltorganisationen, Umweltverbänden und Hilfswerken sowie von vielen Freiwilligen, Unterstützer:innen und Spender:innen.
Mit dem Wachstum der Bewegung wurden auch die Anforderungen an Fundraising, Datenmanagement und Spendenverarbeitung komplexer. Die Koalition brauchte mehr direkten Zugriff auf ihre Daten, schnellere Prozesse und eine Lösung, die Kampagnenarbeit und Spender:innen zuverlässig unterstützt.
Für die Koalition ist eine Spende eine Form des politischen Engagements. Deshalb soll die Spendenverwaltung einfach und niederschwellig sein, und die Ansprache der Spender:innen direkt und persönlich sein.
Gemeinsam mit der ANT führte die Koalition Kaleido auf Basis von Salesforce ein. Heute verwaltet das Team Unterstützer:innen, Spenden und Kommunikationsprozesse zentral im eigenen CRM:
- Direkte Pflege von Adressen und Kontaktdaten im eigenen CRM
- Schnellere Verarbeitung von Zahlungen
- Effizientere Dankprozesse
- Verdankung per E-Mail
- Bessere Datenqualität durch weniger Dubletten
- Zentrale Grundlage für Selektionen und gezielte Spender:innenkommunikation
- Integration von RaiseNow, FinDock, No Duplicates, n8n und Diensten der Schweizerischen Post
Ausgangspunkt: Mehr Eigenständigkeit im Fundraising
In den ersten Jahren arbeitete die Koalition mit einem schlanken Setup: kein eigenes CRM und Adressen und Zahlungseingänge wurden über eine externe Druckerei verwaltet.
Für den Aufbau der Bewegung war diese Lösung zunächst ausreichend. Mit steigenden Spendenvolumen, mehr Kampagnen und wachsenden Anforderungen im Fundraising zeigte sich jedoch immer deutlicher, dass die Organisation mehr Eigenständigkeit brauchte.
Mehrere Punkte erschwerten die tägliche Arbeit:
- Unterstützer:innen-Daten lagen ausserhalb der eigenen Systeme
- Zahlungen ohne Referenznummer mussten manuell zugeordnet werden
- Die Verarbeitung von Zahlungseingängen lief über Skripte, Excel-Listen und manuelle Datenbankpflege
- Dem Team fehlte der direkte Überblick über Unterstützer:innen und Spenden
- Dankeskommunikation verzögerte sich
- Hinzu kamen Besonderheiten des Schweizer Spendenmarkts. Viele Spender nutzen weiterhin Einzahlungsscheine, aber auch QR Rechnungen, E Banking oder Postschalter. Die neue Lösung musste deshalb die verschiedenen Zahlungswege abbilden und gleichzeitig Raum für Automatisierung schaffen
- Selektionen für Kampagnen waren nur eingeschränkt möglich
- Kommunikationspräferenzen konnten nicht zentral im CRM genutzt werden
Im Frühjahr 2025 begann die Koalition mit der Suche nach einem eigenen CRM.
Im Sommer 2025 entschied sich die Koalition für Konzernverantwortung für Kaleido. Überzeugt haben vor allem das Kaleido-Datenmodell, die NPO Erfahrung der ANT und die Möglichkeit, relativ schnell live zu gehen.
Ausschlaggebend für die Entscheidung für den Implementierungspartner war jedoch das klare Verständnis für die spezifischen Prozesse der Empa als Forschungsinstitut mit Einnahmen aus staatlicher Finanzierung, Förderprogrammen, Auftragsforschung und Partnerschaften, das die ANT einbrachte.
Ich hatte bereits bei meinem früheren Arbeitgeber gute Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit der ANT gesammelt. Umso mehr habe ich mich gefreut, wieder mit der Projektleiterin zusammenzuarbeiten, die mich damals schon bei der Einführung einer CRM-Lösung unterstützt hatte.
Kaleido bildet die zentrale Grundlage für Fundraising, Kommunikation und Spendenverwaltung. Die Lösung basiert auf Salesforce und ist auf typische Anforderungen von NPOs ausgerichtet. Dazu gehören Adressverwaltung, Selektionen, Spendenhistorien, Verdankungen und die Arbeit mit unterschiedlichen Kommunikationspräferenzen.
Die Anforderungen waren klar:
- weniger manuelle Arbeit bei der Zahlungszuordnung
- mehr Transparenz über Unterstützer:innen
- ein Dankprozess, der Spendenhöhe und Kommunikationspräferenz berücksichtigt
- eine skalierbare Grundlage für kommende Kampagnen
Projektverlauf: Klarer Fokus auf den Go-Live
Im Projekt wurden die zentralen Prozesse für Adressverwaltung, Selektionen, Spendenverwaltung und Verdankung aufgebaut. Zusätzlich wurden bestehende Datenbestände migriert, darunter Spendenhistorien, Haushaltsstrukturen und Referenznummern.
Auch bestehende Tools wurden angebunden. Online-Spenden laufen über RaiseNow, klassische Bankspenden werden über FinDock verarbeitet. Für die Dublettenprüfung nutzt die Koalition No Duplicates. Dazu kommen n8n für Automatisierungen, zum Beispiel für die Schnittstelle zur Website, sowie Anbindungen an Dienste der Schweizerischen Post.
Die Zusammenarbeit mit der ANT verlief effizient. Das ANT-Team erkannte die Anforderungen rasch und setzte sie fokussiert um.
Besonders intensiv waren die letzten Wochen vor dem Go Live. In dieser Phase wurden letzte Spezifikationen umgesetzt und gleichzeitig alle Funktionalitäten getestet. Trotz des engen Zeitplans konnte die Lösung erfolgreich produktiv genommen werden.
Was Kaleido im Alltag verändert
Heute arbeiten fünf Personen bei der Koalition mit Kaleido und Salesforce. Das Team nutzt die Lösung vor allem für Adressverwaltung, Selektionen und Spendenverwaltung.
Für ein kleines Fundraising-Team macht diese Entlastung einen grossen Unterschied. Zeit, die früher in manuelle Abstimmungen floss, kann heute stärker in Kampagnenarbeit, Kommunikation und Beziehungspflege investiert werden.
Adressmutationen können heute direkt im eigenen CRM vorgenommen werden. Zahlungen werden schneller verarbeitet (geschätzte Zeitersparnis von rund zwei Dritteln im Vergleich zum vorherigen Prozess). Spender:innen erhalten schneller eine Verdankung.
Die schnellere Verarbeitung wirkt sich direkt auf die Kommunikation aus. Früher wurden Spenden und Verdankungen nur ein bis zwei Mal pro Monat verarbeitet. Heute kann die Koalition in der Regel wöchentlich reagieren.
Salesforce Flows unterstützen den Dankprozess. Je nach Spendenhöhe und Kommunikationspräferenz erhalten Unterstützer:innen eine E-Mail oder einen personalisierten Brief. So wird der Prozess verbindlicher, schneller und besser steuerbar.
Beim Dankprozess hat sich der Aufwand mehr als halbiert. Neu können auch Dankesmails verschickt werden. Das haben wir früher nicht gemacht.
Auch die Datenqualität hat sich verbessert. Die Anzahl der Dubletten ist seit der Einführung von Kaleido nach Einschätzung der DAHW um rund 75 Prozent zurückgegangen. Unterstützer:innen, Spendenhistorien und Kommunikationspräferenzen liegen heute zentral im CRM und können für Selektionen und Kampagnen genutzt werden.
Highlights im Tagesgeschäft
Die Rückmeldungen aus dem Team sind durchweg sehr positiv. Die Einarbeitung ging schnell, und Kaleido unterstützt uns spürbar im Alltag.
Learnings: Was andere NPOs aus dem Projekt mitnehmen können
Aus dem Projekt nimmt die Koalition mehrere Learnings mit.
1. Sich früh mit Salesforce Nonprofit Cloud beschäftigen
Wer die Logik von Salesforce früh versteht, kann Anforderungen besser einordnen und Entscheidungen schneller treffen. Das hilft besonders, wenn Prozesse nicht eins zu eins aus dem alten Setup übernommen werden.
2. Prozesse nicht eins zu eins übertragen
Ein CRM-Wechsel ist eine gute Gelegenheit, bestehende Abläufe zu überprüfen. Manche Prozesse lassen sich im neuen System einfacher oder direkter abbilden.
3. Genügend Zeit für Tests einplanen
Die letzten Wochen vor dem Go-live waren intensiv. Rückblickend wären zwei bis drei zusätzliche Wochen hilfreich gewesen, um letzte Spezifikationen und Tests entspannter abzuschliessen.
Fazit: Mehr Tempo und Eigenständigkeit für die Zukunft
Mit Kaleido hat die Koalition für Konzernverantwortung eine eigene CRM-Grundlage für Fundraising, Kommunikation und Spendenverwaltung geschaffen. Das Team hat mehr direkten Zugriff auf Daten, verarbeitet Spenden schneller und kann Unterstützer:innen zeitnaher danken.
Für kommende Kampagnen und grössere Mobilisierungsphasen ist diese Grundlage entscheidend. Die Koalition kann weiter wachsen, ohne dass manuelle Prozesse im gleichen Mass mitwachsen.
Für die Zukunft bleibt der persönliche Kontakt zu Spender:innen zentral. Digitale Prozesse helfen der Koalition, schneller und verlässlicher zu arbeiten. Dadurch bleibt mehr Zeit für Kampagnen, Beziehungspflege und die gemeinsame politische Botschaft.
Die ANT freut sich, die Koalition für Konzernverantwortung auf diesem Weg zu begleiten.
